Op het moment dat een bedrijf deelneemt aan internationaal handelsverkeer, dus het importeren en exporteren van buiten de Europese Unie, dan moeten goederen aangegeven worden bij de Douane. Aan de hand van deze aangifte worden de invoer- of uitvoerheffingen berekend en worden andere douanevoorschriften voor bijvoorbeeld veiligheid en gezondheid beoordeeld. Om de veiligheid van de internationale logistieke keten te verhogen is hiervoor in 2008 het AEO-concept ontwikkeld.
De AEO-vergunning is een afkorting van Authorised Economic Operator. Deze vergunning zorgt voor een nauwe samenwerkingen tussen bedrijven en de Douane. In de Europese Unie bestaat dit concept sinds 2008 en met de komst van het Douanewetboek in 2016, zijn er nu 2 AEO-vergunningen. De vergunning AEO-veiligheid (AEO-S) en vergunning AEO-Douanevereenvoudigingen (AEO-C).
Te beginnen met de meest uitgebreide variant: AEO-S. Met deze vergunning kan een bedrijf laten zien dat de veiligheid op orde is en hebben zij vervolgens recht op verschillende wettelijke faciliteiten en voordelen. Om deze vergunning als bedrijf te krijgen wordt er gekeken naar de huidige beveiligingssystemen en veiligheidscertificaten (bijvoorbeeld: ISO, TAPA, ISPS-code en COKZ).
Naast de Europese landen zijn er ook verschillende niet-EU landen die deze vergunning erkennen. Met wederzijdse erkenning (Mutual Recognition Agreement: MRA) kunnen bedrijfsgegevens uitgewisseld worden. Bedrijven komen dan in aanmerking voor faciliteiten bij uitvoer naar deze niet-EU landen: Japan, Verenigde Staten, China, Noorwegen, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk.
De AEO-C vergunning is iets minder uitgebreid. Er hoeft aan minder eisen te voldoen en daarmee zijn er ook minder voordelen ten opzichte van een situatie waarin een bedrijf beide vergunningen heeft. Wel krijgen bedrijven met een AEO-C vergunning kennisgeving van een douanecontrole bij vooraf aangiften.
Om één van deze vergunningen aan te vragen zijn er drie stappen die doorlopen moeten worden. Eerst moet er een aanvraag ingediend worden, vervolgens moet er een vragenlijst voor zelfbeoordeling ingevuld worden en tot slot het aanleveren van een managementverklaring. Zodra de aanvraag is ingediend duurt het minimaal vier maanden voordat er een beslissing plaatsvindt.
De beide AEO-vergunning bieden verschillende voordelen voor bedrijven. Bovendien worden bedrijven met een AEO-vergunning als betrouwbaar gezien door de Douane. Daardoor is deze vergunning ook een veelvoorkomende eis die gesteld wordt aan bedrijven vanuit klanten.
Belangrijke voordelen van een AEO-vergunning zijn bijvoorbeeld:
Enkel internationaal opererende bedrijven kunnen een AEO-vergunning aanvragen. Deze bedrijven dienen dan minimaal aan vier criteria te voldoen:
- Naleving van douanevereisten
- Handels- en vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maken
- Bewijs van financiële solvabiliteit
- Passende veiligheidsmaatregelen
Wanneer een AEO-vergunning is afgegeven gaat een bedrijf eigenlijk een samenwerking aan met de Douane. Met deze status is een bedrijf samen met de Douane verantwoordelijk voor de veiligheid van de binnenkomende en/of uitgaande goederen.
Op het moment dat de zoektocht naar een internationaal logistiek partner wordt gestart is de AEO-vergunning belangrijk om mee te nemen in de beslissing. Van een logistiek partner met een AEO-vergunning kan een hoger serviceniveau verwacht worden. Daarnaast is het duidelijk dat een bedrijf volgens de eisen van de Douane opereert en dus betrouwbaar is om mee samen te werken.
Bedrijven met een AEO-status zijn transparant en vaak is op de website zelf al de vergeven vergunning terug te vinden. DNA United Forwarders heeft een AEO-S vergunning en dit is voor iedereen in te zien op de website. Samen met alle andere certificaten is dit op deze pagina terug te vinden.